기록물관리지침

출처: 국가철도공단

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기록물관리지침


제1장 총 칙

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제1조 (목적) 이 지침은 국가철도공단(이하 "공단"이라 한다)의 투명하고 책임있는 업무수행과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물의 관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

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제2조 (적용범위) ① 공단의 기록물관리 및 기록관 운영에 관한 사항은 관계법령이나 다른 규정에서 특별히 정한 것을 제외하고는 이 지침에서 정하는 바에 따른다.
② 설계계약자와 기자재 공급계약자, 시공 및 감리계약자, 연구용역 계약자, 기타 용역수행 계약자가 제출하는 설계도면, 기술 시방서, 설계계산서 및 설계보고서, 작업절차서, 진도보고서, 검사/시험 성적서, 감리일지 등 모든 준공자료에 대한 작성 기준 및 방법은 이 지침의 제7장에서 정하는 바에 따른다.

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제3조 (정의) 이 지침에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이란 공단이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도면·대장·카드·시청각물·간행물·설계도서·공사설계서·계약서 및 설계·시공·용역의 중간성과물과 준공도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록관리 업무와 정보공개 등의 업무를 전문적으로 수행하기 위한 조직과 그에 따른 인력 및 기록물관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다), 보존서고, 열람·사무·작업 공간 및 장비, 기록관리시스템을 갖춘 기록정보센터로서의 역할을 하는 기구를 말한다.
4. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집·보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함한다)·활용·이관 등 기록물의 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. "준공자료"란 공단의 사업 수행을 위하여 작성되는 보고서, 시방서, 계산서, 매뉴얼 등 기술적인 내용을 표현한 기술자료 및 각종 도면과 설계, 시공 및 감리, 기자재 공급, 연구용역, 구매 및 기타 계약이 종료되는 시점에 관련 규정이나 계약에 따라 계약자가 공단에 제출해야 하는 최종 개정본의 자료를 말한다.
6. "카드류"란 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리를 위하여 낱장으로 된 일정서식에 변동사항을 연속적으로 기록하면서 비치·활용하는 인사기록카드 등의 기록물의 유형을 말한다.
7. "도면류"란 설계도·지적도 등 낱장 또는 여러 장의 도형이나 그림으로 된 특수규격의 기록물로서 일반문서류와 분리하여 도면함 또는 도면봉투 등에 관리하여야 하는 기록물의 유형을 말한다.
8. "간행물"이란 각 부서에서 발간한 사례집, 매뉴얼, 편람, 기준집, 연감, 연보, 교육교재 등을 말한다.
9. "행정박물"이란 공단의 업무수행과 관련하여 생산·활용 및 보유한 형상기록물로서 역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 말한다.
10. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.
11. "행정정보 데이터세트"란 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
12. "비치기록물"이란 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 권리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부서에서 계속하여 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.
13. "기록물철"이란 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.
14. "처리부서"란 기록물을 생산하고 처리하는 조직을 말한다.

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제4조 (관련근거) 이 지침과 관련된 법령 및 공단의 지침, 프로세스는 다음과 같다.
1. 공공기록물 관리에 관한 법률
2. 건설기술진흥법
3. 전력기술관리법
4. 정보통신공사업법
5. 행정효율과 협업촉진에 관한 지침
6. 사무기록 관리 프로세스(P-경영지원-01)
7. 사업번호 관리 프로세스(P-경영지원-04)
8. 도면 작성 및 관리 프로세스(P-설계관리-09)
9. 준공도서 이관 프로세스(P-시공관리-04)
10. 건설/시설 인수인계 프로세스(P-유지관리-04)

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제5조 (임직원의 의무) 공단의 모든 임직원은 이 지침이 정하는 바에 따라 공단의 기록물을 생산·등록·이관·보존·관리할 의무를 갖는다.

제2장 기록물 관리 일반

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제6조 (기록관의 설치·운영) ① 공단의 기록물을 전문적이고 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치·운영하고 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 기록물 관리 및 활용
3. 기록물분류기준표 취합관리 및 조정
4. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
5. 기록물관리에 관한 교육·훈련
6. 기록물의 이관
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기
8. 기록물에 대한 열람서비스 제공
9. 기록관운영
10. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항
② 기록관의 장은 기록관리업무를 수행하는 부서의 장이 수행한다.

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제7조 (기록물 생산의 원칙 및 의무) 공단의 임직원은 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 강구하여야 한다.

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제8조 (기록물의 전자적 생산·관리) 공단의 임직원은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력한다.

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제9조 (기록물 관리) ① 처리부서는 이 지침이 정하는 바에 따라 기록물에 분류번호를 부여하여 이를 등록하고, 그 보존기간·방법·장소 및 공개여부를 분류하여 관리한다.
② 처리부서는 기록물을 제31조의 규정에 따라 기록관으로 이관한다.

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제10조 (기록물관리책임자) ① 처리부서의 장은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 기록물관리책임자를 지정한다.
② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항
2. 처리부서 기록물 분류기준표의 작성·관리에 관한 사항
3. 단위업무별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리·보존 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

제3장 기록물의 생산·등록

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제11조 (기록화 및 기록관리대상) ① 공단의 임직원은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리할 수 있도록 한다.
② 공단의 임직원은 다음 각 호에 해당하는 모든 기록물을 등록한다.
1. 조사·연구·보고서, 회의록, 시청각 기록물
2. 공문서, 결재 또는 검토과정에서 반려 또는 수정된 주요 원본문서
3. 공단이 발간한 간행물
4. 설계도서, 공사설계서, 제안·입찰·평가 등 초기 계약관련 서류, 차수·최종 계약서
5. 외주 용역 성과물 및 설계·시공 등의 프로젝트 성과물(중간 및 최종 성과물)
6. 문서·도면·대장·카드 및 기타 보존가치가 있는 행정박물

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제12조 (조사·연구 또는 보고서의 작성) ① 공단의 임직원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 행하고자 하는 경우에는 사전에 조사·연구 또는 보고서를 작성하여 보존한다.
1. 주요 사업계획의 결정 또는 변경
2. 국제기구 또는 외부기관과 체결하는 주요 협약·협정 등
3. 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사
4. 그 밖에 조사·연구 또는 보고서의 작성이 필요하다고 인정되는 사항
② 제1항에 따라 생산·관리하는 조사·연구 또는 보고서에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 조사·연구 또는 검토 배경
2. 제안자 등 관련자의 소속·직급 및 성명
3. 기관장 또는 관계기관의 지시·지침 또는 의견
4. 관련 현황과 검토내용
5. 각종 대안과 조치의견
6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

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제13조 (회의록의 작성) ① 공단의 임직원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성·보존한다.
1. 이사회
2. 제12조제1항 각호에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 본부장급 이상 임원 또는 외부기관의 임원이 3인 이상이 참석하는 회의
3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
② 제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자문서시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우에는 녹취록을 함께 생산하여야 한다.
③ 제2항에 따라 속기록 또는 녹음기록(녹취록 포함한다)을 생산한 처리부서는 그 기록물의 전부 또는 일부를 보존기간의 기산일부터 10년을 초과하지 아니하는 범위 내에서 공개하지 아니할 수 있다.
④ 회의록(제2항 후단에 따른 회의의 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 포함한다)은 그 회의를 소집 또는 주관하는 처리부서가 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 처리부서를 정하고, 해당 처리부서가 작성하도록 한다.

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제14조 (시청각기록물의 생산) 처리부서는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자문서시스템으로 등록·관리함을 원칙으로 하며, 시행 전·시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.
1. 노선 개통 등 공단의 주요행사
2. 외부기관과의 협약·협정·교류 등의 추진과 관련한 주요 활동
3. 대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
4. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 이사장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항
6. 증빙적 가치가 매우 높아 당해 현장 또는 형상을 시청각 기록물로 보존할 필요가 있는 사항
7. 공단의 신규 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
8. 그 밖에 시청각 기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

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제15조 (간행물의 등록 및 관리) ① 각 부서에서 간행물을 발간할 때에는 기록관에 별지 제7호 서식의 간행물 등록번호부여신청서를 작성하여 간행물 등록번호를 부여받아야 한다.
② 간행물 등록번호 부여신청서 작성시, 발간 간행물을 열람서비스에 제공하는 것에 대한 공개가능 여부를 명시한다.
③ 발행부서의 장은 발간 등록된 간행물을 발간 후 15일 이내에 기록관에 원본 전자파일 1부, 인쇄본 2부를 제출하여야 한다.

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제16조 (기록물의 등록) ① 공단의 임직원은 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리부서별로 전자문서시스템으로생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다. 다만 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 기록물에 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.
② 제1항에 따른 등록번호는 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리한다.
③ 제1항의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리부서 코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다.
④ 기록물이 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
⑤ 전자문서시스템에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 의한다.
1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여
2. 반려된 문서 또는 재작성전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여. 다만, 전자문서시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.
3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물중 보존대상으로 적합한 기록물을 선정한 후 생산등록번호를 부여
4. 영화·비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여. 다만, 편집 장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.
5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여
⑥ 처리부서는 별도 송부 문서를 전자문서시스템으로 추적관리 하며, 최종적으로 기록관리시스템에 등록하여 본문과 함께 관리되도록 하여야 한다.

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제17조 (생산·접수등록번호의 표기) ① 제16조제1항의 규정에 의하여 기록물의 생산부서에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.
1. 기안문·시행문 등 생산등록번호란 또는 문서 번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서 번호란에 등록번호를 표기
2. 생산등록번호란 또는 문서 번호란이 설치되어 있지 아니한 문서·카드류·도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 등록번호 표시방법에 의하여 생산등록번호를 표기
3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진·필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 등록번호 표시방법에 의하여 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.
4. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 등록번호 표시방법에 의하여 생산등록번호를 표기
5. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 등록번호 표시방법에 의하여 생산등록번호를 표기
② 제16조제1항의 규정에 의하여 기록물의 접수부서에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.
1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기
2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 등록번호 표시방법에 의하여 접수등록번호를 표기
③ 제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 처리부서코드에 갈음하여 처리부서명을 표기한다.
④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

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제18조 (등록사항 수정방법) 제16조제2항의 규정에 의하여 관리하는 등록정보를 수정하고자 하는 때에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리한다.

제4장 기록물의 분류·편철

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제19조 (기록물의 분류) ① 기록관은 별지 제1호 서식의 기록물분류기준표에 따라 처리부서별·단위업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리한다.
② 처리부서는 기록물을 별지 제1호 서식의 기록물분류기준표에 따라 처리부서별·단위업무별로 분류하여 기록물등록대장에 등록한다.
③ 기록물분류기준표에는 처리부서 코드, 기능분류번호, 보존분류기준 및 기록물의 검색에 필요한 특수목록의 지정 등에 관한 사항이 포함되어야 한다,
④ 기록물의 기능분류번호는 별표 2의 기록물의 기능분류기준에 따라 대기능·중기능·소기능·단위업무의 4단계로 구분하여 부여한다.
⑤ 처리부서는 직제규정 등의 개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 지체 없이 전자문서시스템을 이용하여 변경 신청한다.
⑥ 기록물분류기준표 또는 변경신청을 함에 있어서 업무내용이 비밀로 관리되어야 할 필요가 있는 때에는 단위업무명에 가명을 부여하여 작성하고 기록물분류기준표 관련 자료를 비밀로 분류하여 관리한다.
⑦ 기록물분류기준표는 이사장이 별도로 정한다.

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제20조 (편철 및 관리) ① 처리부서는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리부서의 장은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다.
② 처리부서가 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자문서시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여, 등록정보를 생산·관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권호수를 기입한다.
③ 기록물철의 분류번호는 처리부서 코드, 단위업무코드 및 연도별 기록물철 등록연번으로 구성한다.
④ 비전자 형태로 생산된 기록물은 기록물분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 파일 및 보관용기에 넣어 안전하게 관리한다.
⑤ 처리부서는 직제규정 등의 개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 발생한 경우 변경된 기록물철에 대한 재편철을 하여야 하며, 업무의 인계인수가 이루어진 경우에는 재편철 후 기록물철 단위로 이동 및 정리를 하여야 한다.

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제21조 (기록물의 분류 및 편철시기) 제19조와 제20조의 규정에 의한 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시한다.

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제22조 (일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리부서에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.
② 제1항의 규정에 의한 편철 시 기록물철의 맨 위에는 별표 4의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제2호 서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.
③ 일반문서류의 기록물철 당 편철량은 100매이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시한다.
④ 처리 완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 5의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 6의 규격에 따른 보존 상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.
⑤ 제4항의 규정에 의한 보존상자의 측면에는 별표 7의 보존상자 표지를 부착한다.

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제23조 (카드류의 편철 및 관리) ① 카드류는 처리부서에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.
② 처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 8의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존 상자에 넣어 관리하며, 이 경우 보존상자의 측면에 별표 7의 보존상자 표지를 부착한다.
③ 제2항의 규정에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투안의 맨 위에는 별지 제2호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존 봉투 당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

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제24조 (도면류의 편철 및 관리) ① 도면류는 기록물철 단위로 낱장형 도면은 별표 9의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 보관하고, 책자형 도면은 보관 및 활용상 유리한 방법으로 보관한다.
② 제1항의 규정에 의하여 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제2호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투 당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.
③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

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제25조 (사진·필름류의 편철 및 관리) ① 사진·필름류는 기록물철 단위로 그 사진·필름의 규격에 적합한 별표 10의 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리하며, 이 경우 보존상자의 측면에 별표 7의 보존상자 표지를 부착한다.
② 제1항의 규정에 의하여 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제2호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열한다.

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제26조 (행정박물의 관리) ① 기록관의 장은 행정박물의 장기보존을 위한 노력을 하여야 한다.
② 공단에서 관리해야 하는 행정박물의 범위는 별표 11과 같다.
③ 기록관이 행정박물을 생산·접수 또는 취득하였을 경우에는 관리번호 및 등록정보를 생산·관리하여야 한다.
④ 행정박물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제36조에 따른 절차를 거쳐 행정박물을 폐기할 수 있다.
1. 행정적 역사적 문화적 예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우
2. 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우

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제27조 (기록물철의 작성 및 등록정보관리) ① 비전자적 형태의 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 기록관리시스템으로부터 별표 4의 기록물철 표지를 전산으로 출력한 후 당해 기록물철의 표지로 사용한다.
② 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인 하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

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제28조 (기록물철의 분류번호 표시) ① 비전자기록물은 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 그 기록물철의 분류번호를 표시한다.
② 일반문서류를 제외한 카드·도면·시청각기록물·테이프·디스크·류의 기록물에 대하여는 본체와 보존 상자에 적합한 규격으로 별표 12에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를표시한다.

제5장 기록물의 정리·이관

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제29조 (기록물 수집계획의 통지) ① 기록관의 장은 매년 11월 30일 까지 기록물 이관 일정 및 이관대상 등이 포함된 다음 년도의 기록물 수집계획을 수립·시행한다.
② 기록관의 장은 제1항의 기록물 수집계획에 의하여 이관 3개월전까지 수집대상 부서에 그 기록물 수집일정 및 대상을 통보한다.

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제30조 (기록물의 정리시기) ① 처리부서는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 등 기록물을 정리한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물 정리결과는 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영한다.

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제31조 (기록물의 정리) ① 제30조의 규정에 의한 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.
1. 전자문서시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록
2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완
3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정
4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기
5. 비전자기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면 표시를 최종적으로 확정·표기
6. 기록물철은 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.
7. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리
8. 그 밖에 기록관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항
② 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 처리부서별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

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제32조 (처리부서 기록물생산현황 작성 및 통보) 처리부서의 장은 매년 5월31일까지 기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 기록관의 장이 정하는 방식에 따라 제16조제1항에 따른 기록물 등록정보를 기록관리시스템을 통하여 제출한다.

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제33조 (기록물의 이관) ① 처리부서는 기록물분류기준표에 이관대상으로 분류된 부서의 기록물을 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 자체 보관한 후 기록물철 단위로 기록관으로 이관한다. 다만, 전자문서시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관한다.
② 제1항에 불구하고 처리부서에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관 시기를 연장할 수 있다.
③ 처리부서가 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하여 이관한다.
④ 처리부서가 비전자기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하며, 기록물의 이관목록은 별지 제3호 서식에 따른다.

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제34조 (처리부서 기록물 인수) ① 기록관은 처리부서의 이관대상 기록물을 인수·관리한다.
② 기록관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 품질검사를 실시한다.
③ 기록관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.
④ 기록관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물의 진본 확인절차, 품질검사 및 검수절차 과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관을 요청한 처리부서로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리부서는 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후에 재이관한다.
⑤ 기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리부서에 통보하여야 하며, 그 처리부서는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존한다.

제6장 기록물의 보존·열람·평가·폐기

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제35조 (보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년의 7종으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 공단의 기록물분류기준표를 따른다.
② 기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정한다.다만, 특별히 기록물철별로 보존기간을 달리할 필요가 있다고 판단되는 경우에는 해당 기록물철이 속한 단위업무의 보존기간을 넘어서지 않는 기간 내에서 기록물철의 보존기간을 직접 정할 수 있다.
③ 보존기간의 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 업무가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

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제36조 (기록물의 평가 및 폐기) ① 기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 제78조제1항에 의한 자격을 갖춘 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리한다.
② 기록관의 장은 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회를 수시로 구성·운영하되, 기록물평가심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 소속 직원 및 민간 전문가로 구성하며, 민간 전문가는 2명 이상을 포함하여야 한다.
③ 기록관의 장이 제1항의 규정에 의하여 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 별지 제4호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기한다.
④ 기록물의 폐기는 기록관에서 이루어지며 처리부서에서는 임의로 폐기할 수 없다.

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제37조 (보존방법) ① 기록관이 보존중인 비전자기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 13과 같다.
1. 원본과 보존포맷을 함께 보존하는 방법
2. 원본을 그대로 보존하는 방법
3. 원본은 폐기하고 보존포맷만 보존하는 방법
② 제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하려는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 보존하여야 한다.
1. 보존기간 10년 이하인 기록물 : 보존포맷(PDF/A-1) 또는 장기보존포맷
2. 보존기간 30년 이상인 기록물 : 장기보존포맷

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제38조 (중요기록물의 이중보존) 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물은 복제본을 제작하여 보존하거나 보존포맷으로 변환하는 등의 방법으로 이중보존하는 것을 원칙으로 한다.

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제39조 (비치기록물의 지정) ① 처리부서의 장은 제33조의 규정에도 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록물분류기준표로 정하는 비치기간까지 그 처리부서에서 보관할 수 있다.
② 비치기록물을 보존하고 있는 처리부서의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관한다.

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제40조 (기록물의 공개여부 분류) ① 기록관의 장은 소장 기록물의 공개여부를 구분하여 관리하며,처리부서가 기록관으로 기록물을 이관하는 경우에는 공개여부를 재분류하여 이관한다. 이 경우 기록물의 건단위 또는 쪽단위로 공개여부를 구분하고, 비공개 기록물의 경우에는 비공개 사유를 함께 제출한다.
② 제33조제1항에 따라 전자문서시스템으로 생산된 기록물을 매 1년 단위로 이관하는 경우 처리부서는 비공개 기록물의 공개여부를 분류하여야 한다.
③ 기록관에서 보존하고 있는 기록물의 경우 비공개로 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다 공개여부를 재분류 하여야 한다.
④ 비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 것을 원칙으로 한다.
⑤ 처리부서는 기록물 비공개 기간의 연장이 필요한 경우 연장시기 및 사유 등을 해당 비공개기록물의 보존기간 기산일부터 30년이 지난 해의 전년도 말까지 기록관의 장에게 제출하여야 한다.
⑥ 제5항에 따라 기록물 비공개 기간의 연장요청을 받은 기록관의 장은 제4항에도 불구하고 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 해당 기록물을 공개하지 아니할 수 있다. 이 경우 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다 공개여부를 재분류 하여야 한다.

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제41조 (공개여부의 구분표시 및 관리) ① 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시한다.
② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리한다.

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제42조 (기록관리시스템 및 장비 구축) ① 기록관에는 모든 기록물을 전자적으로 관리할 수 있는 기록관리시스템과 관련 장비를 구축한다.
② 기록관리시스템은 진본성, 신뢰성, 무결성 및 이용가능성을 확보할 수 있는 방식으로 기록물을 저장하고 관리할 수 있어야 하며, 감사추적이 가능한 상태에서 기록물을 처분할 수 있어야 한다.

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제43조 (서고관리) ① 기록관의 장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립·시행 등 필요한 조치를 취한다.
② 기록관의 보존서고는 접근제한 구역으로 설정하여 인가받지 않은 자는 접근할 수 없도록 관리하여야 한다.
③ 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

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제44조 (기록물의 상태검사) ① 기록관의 장은 보존중인 기록에 대하여그 기록물 및 보존파일의 상태검사를 실시하고, 그 결과에 따라 이상이 발생한 경우 복원 등 필요한 조취를 취해야 한다.
② 제1항에 따른 상태검사가 정기적으로 수행될 수 있도록 별지 제5호 서식의 기록물점검계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검한다. 보존기록물에 대한 점검주기는 별표 14와 같다.
③ 전자기록물의 상태를 검사하는 경우에는 저장장치에 수록된 전자파일에 대한 이용가능성·손상여부 등에 대한 주기적 검사와 저장장치의 이상유무 등을 확인하여야 하며, 오류사항이 발견된 경우에는 즉시 복구하여야 한다.
④ 비전자기록물의 상태검사는 별표 15의 기록물의 상태검사기준에 따라 그 기록물의 재질 및 훼손정도를 검사하여 3개 등급으로 구분한다.

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제45조 (보존기록물의 반출제한) ① 서고에 보존중인 모든 기록물에 대하여는 서고 외의 지역으로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.
② 제1항에도 불구하고 보존기간이 30년 이상인 기록물을 업무에 사용하기 위해 서고 외의 지역으로 반출하고자 하는 때에는 기록관의 장의 승인을 받은 별지 제6호 서식의 기록물반출·반입서를 작성하여 제출한다.

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제46조 (보존기록물의 원본열람) 보존기간이 30년 이상이고, 비전자 형태로 생산된 기록물의 열람은 그 기록물의 전자파일을 사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람할 경우 원본을 훼손하지 않도록 주의하여야 한다.

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제47조 (행정정보 데이터세트의 관리) ① 기록관의 장은 행정정보시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하여야 한다.
② 기록관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성·운영하여야 한다.
③ 기록관의 장은 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항을 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 정한다.
④ 기록관은 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 시스템의 데이터베이스에 대한 접근권한을 가진다.
⑤ 행정정보시스템을 폐기 시 행정정보시스템의 운영부서는 반드시 기록관과 협의하여야 한다.

제7장 준공자료 작성 및 제출 표준요건

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제48조 (준공자료 표준요건의 일반사항) ① 계약자는 준공자료의 관리 체계를 수립하고, 사업 수행 중 관리 대상에 속하는 모든 준공자료의 접수, 발송에 따르는 절차 및 지침을 준수하여야 한다.
② 계약자는 효율적인 사업수행을 위하여 공단과 준공자료 관리 정보를 공유하여야 하며 이를 위해 긴밀한 협조체제를 유지한다.
③ 계약자가 작성 제출하는 모든 준공자료는 공단의 지침을 숙지하고 그에 따라 작성하여야 하며, 정해진 지침이 없거나 미흡한 경우 공단과 긴밀히 협의하여 작성토록 한다.
④ 준공자료의 발행일 또는 개정일은 해당 준공자료에 대한 작성 책임이 있는 조직의 책임자가 서명한 날짜로 한다.
⑤ 계약자는 사업 수행 중에 발생되는 모든 준공자료를 체계적으로 분류, 보관하고, 계약별 사업종료(또는 사업 준공) 시점에 별지 제8호 서식 준공자료이관계획서 및 공단의 자료 이관 절차에 따라 체계적으로 이관하여야 한다. 단, 이관 이후 변경 사항에 대해서는 추가적으로 반영하여 별도 제출하여야 한다.
⑥ 일반적으로 준공자료는 자료의 작성시기, 제출목적에 따라 개정번호 및 발행목적을 구분한다. 또한, 준공자료의 구분에 따른 개정번호 및 발행목적의 기재는 공단 "도면작성 및 관리(P-설계관리-09)"에 따른다.
⑦ 공단의 검토/승인을 위하여 제출되는 준공자료는 공단의 절차에 따라 검토하고 그 결과를 계약자에게 통보하면, 계약자는 공단으로부터 통보 받은 결과에 따라 후속업무를 수행한다.
⑧ 계약자는 통보 받은 결과에 대하여 공단의 조치요구사항을 계약조건의 하나로서 성실히 이행하여야 한다. 또한, 모든 준공자료가 최종적으로 확정되기까지는 어떠한 자료도 공단의 승인을 받지 않은 것으로 간주되며, 준공자료에 대한 공단의 승인이 계약자의 계약준수 의무를 면제하는 것은 아니다.
⑨ 사업수행 중 하도급에 의하여 외부기관에 의뢰하여 별도로 작성하는 자료의 경우에도 본 표준의 기준에 따라 제출해야 한다.
⑩ 계약자가 제출하는 준공자료는 공단에 제출됨과 동시에 공단의 소유로 한다.
⑪ 공단의 사업부서는 계약자의 요청에 따라 준공자료의 제작에 필요한 지침과 프로세스를 적극적으로 제공하여야 한다.

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제49조 (준공자료의 품질) 계약자가 제출하는 준공자료는 다음 각 호의 품질기준을 준수하여야 한다.
1. 준공자료는 내용물의 파손이나 훼손 및 누락이 없어야 하고, 수정 또는 변경을 위한 삭제 또는 표시된 부분이 없어야 한다. 단, 준공자료의 수정이 필요한 경우 최종 승인권자의 승인을 받거나 관리규정에 따라야 한다.
2. 공단의 기준에 의한 표제란의 사용, 발행일자, 사업식별번호체계(PIN) 및 계약단위(WP)번호 부여 등 자료의 구성요건을 준수하여야 한다.
3. 준공자료의 검색 및 식별을 위하여 제목은 사업명과 동일하게 기재하고 상세목은 기록관리시스템 등록 규격을 따른다.
4. 설계도서상의 용어는 표준용어를 사용하여야 하고 설계도서 작성 시 인용된 참고자료는 각주에 출처를 명시하여야 한다.

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제50조 (준공자료의 구성) 준공자료는 다음 각 호로 구성된다.
1. 준공자료이관계획서
2. 기록관리시스템에 등록된 전자파일
3. 준공자료를 수록한 CD/DVD
4. 준공자료를 수록한 책자(준공도서)

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제51조 (준공자료의 전자화 규격) ① 준공자료의 전자화 포맷은 다음 각 호의 내용을 준수한다.
1. 제출하는 모든 준공자료는 PDF/A-1을 원칙으로 한다.
2. 제1호에도 불구하고 도면(DWG), 이관목록(Excel), 사진(JPEG 또는 JPEG), 영상(MP4 또는 MKV)과 같은 경우에는 자료 특성에 맞는 포맷을 허용한다.
② 도면은 공단이 소유하고 있는 CAD 프로그램과 동일한 프로그램 또는 완벽하게 호환이 되어야 하며 KOSDIC 형식으로 작성해야 한다.
③ 도면은 "도면작성 및 관리(P-설계관리-09)"의 도면전산표준화를 완료 후 승인을 받아야 한다.
④ 도면의 경우, 준공도면 발생 이전의 변경도면 제출 상태를 사전 점검하여 미 제출 또는 반송된 도면(전산도면 포함)이 있을 시, 해당 도면의 보완제출을 사전에 완료한다.
⑤ 준공자료에는 전자파일의 세부 색인 목록을 포함해야 하며, 도면에 대한 목록에는 준공자료 업로드 규격에 정의된 항목을 준수해야 한다.
⑥ 준공자료의 전자파일명은 다음 각 호의 규칙을 따른다.
1. 준공자료의 파일명은 별지 제9호 준공자료 등록 규격에 정의된 규칙을 따른다.
2. 제1호의 규칙을 적용할 수 없는 경우에는 파일포맷의 규격을 준수하되 사업명과 각 자료의 제목으로 구성할 수 있다.
⑦ 컴퓨터를 이용한 역학, 구조 및 수리해석에 관련된 준공자료는 공인된 프로그램을 사용하여 입력한 데이터 파일과 출력자료를 함께 제출하여야 한다.

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제52조 (준공자료의 비전자 규격) ① 준공자료의 CD 및 책자 제출하는 규격은 다음 각 호의 규격을 따른다.
1. 책자로 제출 시 규격은 A3(도면), A4(기술자료)로 한다.
2. 책자 형태의 제본으로 편철할 경우에는 양면의 경우 700page, 단면의 경우 350page를 기준으로 권수를 나눈다.
3. 제출 시 책등에 일련번호를 표기해야 하며, 사본을 제작하는 경우 원본과 동일한 권 수로 제작하여야 한다.
② CD 및 책자의 제출 수량은 별표 16의 준공자료 제출 수량의 기준을 따른다.

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제53조 (준공자료 등록 및 제출 시기) ① 철도 건설사업의 경우 계약자는 다음 각 호의 절차에 따라 준공자료를 제출하여야 한다.
1. 별지 제8호 서식에 따른 준공자료이관계획서를 개통·준공 3개월 전에 제출한다.
2. 제1호에 의한 준공자료이관계획서를 제출한 후 개통·준공 1개월 전에 기록관리시스템에 준공자료를 등록한다.
3. 사업부서는 준공자료를 이관할 때에는 별지 제10호 품질검사확인서 및 도면의 경우 제51조제3항에 따른 도면표준화승인서를 반드시 문서로 제출하여야 한다.
4. 공단의 준공 승인 절차가 완료된 후 1개월 이내에 준공자료의 실물 CD 및 책자를 제출한다.
5. 계약자는 기한 내 제출이 어려운 경우에는 사업부서와 협의하여 제출시기를 조정할 수 있으며, 사업부서는 조정사유 및 제출 예정시기를 명시하여 기록관리부서에 문서로 제출해야 한다.
6. 제5호에 따라 제출시기를 조정한 경우에는 계약자가 제출 예정시기까지 준공자료를 제출할 수 있도록 사업부서 감독자 등으로 하여금 지도감독하도록 해야 한다.
② 기록관리시스템에 등록된 철도 건설사업 준공자료는 철도시설종합정보시스템(RAFIS)의 DMS와 연계된다.
③ 철도 건설사업 이외의 경우 계약자는 다음 각 호의 절차에 따라 준공자료를 제출하여야 한다.
1. 해당 사업의 준공 시점에 기록관리시스템에 준공자료를 등록한다.
2. 준공 승인 후 1개월 이내 실물 CD 및 책자를 제출한다.
④ 제출된 준공자료는 기록관리시스템에 등록된 전자파일을 원본으로 한다.

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제54조 (준공자료의 중간이관) ① 공사기간이 5년 이상인 철도 건설사업의 경우 준공자료의 손실 및 훼손방지를 위해 준공자료를 중간이관 하여야 하며, 세부적인 시기 및 절차는 “준공도서 이관(P-시공관리-04)”에 따른다.
② 중간이관은 해당 사업의 연단위 차수 준공 후 1개월 이내에 준공자료를 기록관리시스템에 등록하는 것으로 하며, 비전자 형태의 CD 및 책자는 생략한다.
③ 중간이관으로 제출되는 준공자료는 추후 최종 준공하는 시점에 제출되는 준공자료로 대체된다.

부 칙 (2022.02.18)

이 지침은 2022년 2월 21일부터 시행한다.
별표 및 서식

<별표1> (등록번호의 표시방법)

<별표2> (기능분류기준)

<별표3> (진행문서파일 규격)

<별표4> (기록물철 표지)

<별표5> (보존용 표지)

<별표6> (보존상자의 규격)

<별표7> (보존상자 표지)

<별표8> (카드류 보존봉투)

<별표9> (도면류 보존봉투)

<별표10> (사진·필름류 보존봉투)

<별표11> (행정박물 관리대상)

<별표12> (시청각·테이프·디스크류의 분류번호 표시방법)

<별표13> (기록물 보존방법별 구분기준)

<별표14> (보존기록물 점검주기)

<별표15> (기록물 상태검사 기준)

<별표16> (준공자료 제출 수량 기준)

<별지1> (기록물 분류기준표)

<별지2> (색인목록)

<별지3> (이관목록)

<별지4> (기록물평가심의서)

<별지5> (기록물점검계획서)

<별지6> (기록물 반출반입서)

<별지7> (간행물 등록번호 부여신청서)

<별지8> (준공자료 이관계획서)

<별지9> (준공자료 등록 규격)

<별지10> (품질검사확인서)

 

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